POLITIKA VARSTVA OSEBNIH PODATKOV

Sova media, izdajanje publikacij, d.o.o., s sedežem v Ljubljani in poslovnim naslovom Letališka cesta 33E, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju kot upravljavec), matična številka 8716200000, sprejema to Politiko varstva osebnih podatkov (v nadaljevanju Politika) z namenom, da seznani svoje naročnike, sodelujoče v različnih nagradnih igrah in druge osebe, z nameni in podlagami obdelave osebnih podatkov, ki jih slednje zbira in obdeluje pri svojem poslovanju ter pravicami posameznikov na tem področju.

V Politiki so skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov ter Zakonom o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju  ZVOP-2), zajete naslednje informacije:

• kontaktne informacije upravljavca,
• nameni, podlage in vrste obdelave osebnih podatkov posameznikov,
• posredovanje podatkov tretjim osebam in v tretje države,
• čas hrambe osebnih podatkov,
• pravice posameznikov v zvezi z obdelavo osebnih podatkov,
• pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelavo osebnih podatkov.

Upravljavec namenja varnosti osebnih podatkov posebno skrb. Vsi posredovani osebni podatki so obravnavani zaupno in so uporabljeni le za namen, zaradi katerega so bili posredovani. Z osebnimi podatki upravlja z največjo skrbnostjo, upoštevajoč veljavno zakonodajo in najvišje standarde njihove obravnave. Za varnost osebnih podatkov med drugim skrbi z ustreznimi organizacijskimi ukrepi, postopki dela in naprednimi tehnološkimi rešitvami ter zunanjimi strokovnjaki, z namenom čim bolj učinkovite zaščite osebnih podatkov. Pri tem upravljavec uporablja ustrezno stopnjo zaščite ter fizične, elektronske in administrativne ukrepe, s katerimi zbrane podatke varuje pred nenamernim ali nezakonitim uničenjem, izgubo, spreminjanjem, nepooblaščenim razkritjem osebnih podatkov ali pred nepooblaščenim dostopom do osebnih podatkov, ki so bili zbrani, shranjeni ali drugače obdelani.

A. Upravljavec zbirke osebnih podatkov je Sova media, izdajanje publikacij, d. o. o., s sedežem v Ljubljani in poslovnim naslovom Letališka cesta 33E, 1000 Ljubljana, matična številka 8716200000.

Sova media, izdajanje publikacij, d. o. o. (upravljavec) je imenoval pooblaščeno osebo za varstvo podatkov, ki je dosegljiva na elektronskem naslovu dpo@sovamedia.si.

B. Namen obdelave osebnih podatkov in podlage za obdelavo osebnih podatkov:

1/ Obdelava na podlagi privolitve

Obdelava podatkov lahko temelji na privolitvi, ki ga posameznik da upravljavcu. Takšna privolitev bo vselej dana na podlagi potrebnih informacij ter svobodno in specifično. Ko posameznik izpolni naročnico z njegovimi podatki (ime in priimek, ulica in hišna številka, poštna številka ter kontaktni telefon ali e-naslov) pomeni, da je upravljavcu dal privolitev za obdelavo osebnih podatkov navedenih v naročilnici za namen sklenitve naročniškega razmerja, za pošiljanje obvestil posameznikom v zvezi s sklepanjem  naročniškega razmerja, za komunikacijo pri izbiri paketa ugankarskih revij, ki je najbolj primeren za potencialnega naročnika. Ko naročnik poravna svojo prvo mesečno obveznost se šteje, da je naročniško razmerje sklenjeno in od takrat naprej upravljavec obdeluje osebne podatke posameznika na podlagi naročniške pogodbe.

Posameznik lahko poda privolitev za obdelavo njegovih osebnih podatkov tudi tako, da sodeluje v nagradni igri upravljavca ali v posebnih e-igrah na sovamedia.si (kviz, sudoku, križem kražem, osmerosmerke ali druge) in tudi sodeluje v obdobnih nagradnih žrebanjih v nagradni igri »KVIZ/SUDOKU/DRUGE IGRE IGRIVE SOVICE«. Osebni podatki posameznika se bodo v takem primeru obdelovali le za namene pošiljanja nagrad posamezniku po pošti oz. za namene izplačila nagrade posamezniku.

Prav tako posameznik lahko poda privolitev za neposredno trženje kar zajema pošiljanje prilagojenih ponudb posamezniku in obveščanje o aktualnih novostih ter vabil na dogodke upravljavca. Obveščanje upravljavec izvaja preko kanalov, ki jih je v privolitvi označil posameznik in sicer preko kontaktnega telefona in/ali e- naslova.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, lahko svojo privolitev kadarkoli začasno ali trajno prekliče oziroma spremeni na enak način, kot je dal privolitev, pri čemer si upravljavec pridržuje pravico do predhodne identifikacije posameznika. Spremembo privolitve ali preklic privolitve lahko posameznik vedno poda preko elektronskega naslova dpo@sovamedia.si ali po pošti na naslov upravljavca, in sicer: Letališka cesta 33E, 1000 Ljubljana. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost obdelave, ki se je na podlagi privolitve izvajala do njenega preklica.

2/ Obdelava na podlagi pogodbe

Upravljavec obdeluje osebne podatke posameznikov z namenom izpolnjevanja naročniškega razmerja. V okviru uveljavljanja pravic in izpolnjevanja pogodbenih obveznosti upravljavec obdeluje osebne podatke posameznikov za sklenitev naročniškega razmerja, dobavo naročene edicij, obveščanje o spremembi prodajnih pogojev, izvajanje sprememb naročniškega razmerja, obračunavanje storitev, reševanje morebitnih reklamacij posameznika, pošiljanje obvestil posameznikom v zvezi z izvajanjem naročniškega razmerja, preveritev uporabniške izkušnje naročnika ter za druge namene potrebne za izvajanje in sklepanje naročniških razmerjih.

3/ Obdelava na podlagi zakona

Upravljavec  lahko podatke o naročilu oz. naročniškem razmerju in z njimi povezane podatke o posameznikih ter osebne podatke posameznika hrani in obdeluje, za namene obračuna in izdaje računa. Iz vsakokrat veljavne zakonodaje lahko izhajajo tudi drugi nameni obdelave, ki upravljavcu dajejo ustrezno podlago za obdelavo in hrambo osebnih podatkov.

4/ Obdelava na podlagi zakonitega interesa

Upravljavec lahko osebne podatke obdeluje tudi na podlagi zakonitega interesa, za katerega si prizadeva, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar se podatki nanašajo na otroka. Kadar gre za nadaljnjo uporabo podatkov, zbranih o posamezniku, podjetje opravi presojo skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov.

Na podlagi zakonitega interesa podjetje uporablja osebne podatke tudi za namene morebitnih izvršb, sodne in izvensodne izterjave.

C. Zbirka osebnih podatkov vsebuje naslednje osebne podatke, in sicer:

ime in priimek, ulica in hišna številka, poštna številka in kraj, kontaktni telefon ali e-naslov naročnika oziroma plačnika, če ne gre za isti osebi, podatek o transakcijskem računu in nazivu banke v kolikor je naročnik oziroma plačnik izbral način plačila preko SEPA direktne obremenitve.

V primeru uspeha posameznika v nagradni igri zbirka osebnih podatkov vsebuje še naslednje osebne podatke posameznika, in sicer le za izvršitev izplačila/dobave dosežene nagrade: davčna številka prejemnika nagrade, transakcijski račun in naziv banke.

D. Uporabniki osebnih podatkov

Upravljavec lahko, če je to skladno z namenom, s katerim se osebni podatki obdelujejo posreduje osebne podatke o posameznikih, obdelovalcem, ki za upravljavca izvajajo posamezne naloge obdelave kot so na primer priprava in pošiljanje računov, vzdrževanje in razvoj spletnega omrežja in storitev, vključno s programsko opremo, kadar te naloge v potrebnem obsegu vključujejo obdelavo osebnih podatkov in osebam, ki za upravljavca opravljajo storitve prodaje in trženja, vključno s prodajo in trženjem preko telefona in na terenu v obsegu, ki je potreben za tovrstne naloge v sklopu namenov in podlag, opredeljenih v tej politiki ali pristojnemu sodišču v postopkih reševanja sporov.

Podatke o posameznikih smejo obdelovati le tisti obdelovalci, ki imajo z upravljavcem sklenjeno pogodbo o obdelavi osebnih podatkov ter zagotavljajo enako stopnjo varstva osebnih podatkov kot upravljavec.

Osebni podatki se ne iznašajo v tretjo državo ali mednarodno organizacijo.

Upravljavec na podlagi obrazložene zahteve posreduje osebne podatke tudi pristojnim državnim organom, ki imajo za to zakonsko podlago.

E. Obdobje hrambe osebnih podatkov

Upravljavec bo obdeloval zgoraj naveden osebne podatke v obsegu, ki je potreben za uresničevanje namenov obdelave in dokler bo to potrebno za dosego zasledovanega cilja, če so pridobljeni na podlagi privolitve, pa bo spoštoval posameznikovo možnost njenega preklica. Obračunski podatki in z njimi povezani kontaktni podatki o posameznikih se za namen izpolnjevanja pogodbenih obveznosti hranijo do popolnega plačila storitve oziroma najdlje do poteka zastaralnih rokov v zvezi s posamezno terjatvijo, ki po zakonu znaša od enega do petih let. Računi se hranijo še 10 let po poteku leta, na katerega se račun nanaša v skladu z zakonom, ki ureja davek na dodano vrednost. Če se podatki obdelujejo na podlagi privolitve posameznika zaradi  neposrednega trženja se ti podatki v potrebnem obsegu lahko obdelujejo do preklica privolitve.

Po poteku obdobja hrambe se podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo.

F. Pravice posameznikov z zvezi z obdelavo osebnih podatkov

Upravljavec zagotavlja posameznikom uresničevanje njihovih pravic brez nepotrebnega odlašanja in v vsakem primeru v enem mesecu po prejema zahteve. Upravljavec sprejema zahteve v zvezi s pravicami posameznika na elektronski naslov dpo@sovamedia.si ali po pošti na naslov upravljavca: Letališka cesta 33E, 1000 Ljubljana.

Če so zahteve posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, očitno neutemeljene ali pretirane, zlasti ker se ponavljajo, upravljavec zaračuna posamezniku razumno pristojbino, pri čemer upošteva administrativne stroške posredovanja informacij ali sporočila ali izvajanja zahtevanega ukrepa ali zavrne ukrepanje v zvezi z zahtevo.

Upravljavec omogoča posameznikom naslednje pravice v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov:

• pravico do dostopa do podatkov,
• pravico do popravka,
• pravico do izbrisa (»pravica do pozabe«),
• pravico do omejitve obdelave,
• pravico do prenosljivosti podatkov,
• pravico do ugovora.

G. Pravica do dostopa do osebnih podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico od upravljavca dobiti potrditev, ali se v zvezi z njim obdelujejo osebni podatki in kadar je temu tako, dostop do osebnih podatkov in dodatnih informacij v zvezi z obdelavo osebnih podatkov, kamor sodijo:

• nameni obdelave;
• vrste osebnih podatkov;
• uporabniki ali kategorije uporabnika, ki so jim bili ali jim bodo razkriti osebni podatki,
• kadar je mogoče, predvideno obdobje hrambe osebnih podatkov ali, če to ni mogoče, merila, ki se uporabijo za določitev tega obdobja;
• obstoj pravice, da se od upravljavca zahteva popravek ali izbris osebnih podatkov ali omejitev obdelave osebnih podatkov v zvezi s posameznikom, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali obstoj pravice do ugovora taki obdelavi;
• pravica do vložitve pritožbe pri nadzornem organu;
• kadar osebni podatki niso zbrani od posameznika, vse razpoložljive informacije v zvezi z njihovim virom.

Na podlagi zahteve posameznika upravljavec zagotovi kopijo njegovih osebnih podatkov, ki se obdelujejo.

Vse navedene pravice lahko posameznik uveljavlja s pisno zahtevo, poslano na  elektronski naslov dpo@sovamedia.si.

H. Pravica do popravka

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja popravi netočne osebne podatke v zvezi z njim. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima ob upoštevanju namenov obdelave pravico do dopolnitve nepopolnih osebnih podatkov, vključno s predložitvijo dopolnilne izjave.

I. Pravica do izbrisa (»pravica do pozabe«)

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico doseči, da upravljavec brez nepotrebnega odlašanja izbriše osebne podatke v zvezi z njim, upravljavec pa ima obveznost osebne podatke brez nepotrebnega odlašanja izbrisati:

• kadar osebni podatki niso več potrebni za namene, za katere so bili zbrani ali kako drugače obdelani;
• kadar posameznik prekliče privolitev, ki je podlaga za obdelavo podatkov, pa za obdelavo ne obstaja nobena druga pravna podlaga.

J. Pravica do prenosljivosti podatkov

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da prejme osebne podatke v zvezi z njim, ki jih je posedoval upravljalcu, v strukturirani, splošno uporabljani in strojno berljivi obliki, in pravico, da te podatke posreduje drugemu upravljavcu, kadar obdelava temelji na privolitvi posameznika ali pogodbi in se obdelava izvaja z avtomatiziranimi sredstvi.

K. Pravica do ugovora

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima na podlagi razlogov, povezanih z njegovim posebnim položajem, pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov. Kadar se osebni podatki obdelujejo za namene neposrednega trženja, ima posameznik pravico, da kadar koli ugovarja obdelavi osebnih podatkov v zvezi z njim za namene takega trženja. Kolikor neposredno trženje temelji na privolitvi, se pravica do ugovora  izvede s preklicem dane osebne privolitve.

L. Pravica do vložitve pritožbe v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov

Posameznik lahko morebitno pritožbo, v zvezi z obdelovanjem osebnih podatkov, pošlje na elektronski naslov dpo@sovamedia.si.

Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ima pravico, da vloži pritožbo neposredno pri Informacijskem pooblaščencu, če meni, da obdelava osebnih podatkov v zvezi z njim krši slovenske predpise ali predpise EU na področju varstva osebnih podatkov.

Pritožbo lahko podate Informacijskemu pooblaščencu (naslov: Dunajska 22, 1000 Ljubljana, e-naslov: gp.ip@ip-rs.si telefon: 012309730, spletna stran: www.ip-rs.si).

M. Končne določbe

V kolikor ta Politika varstva osebnih podatkov ne obravnava določenih področij, ki se nanašajo na varstvo osebnih podatkov, se za ta področja uporablja veljavna zakonodaja.

Upravljavec si pridržuje pravico do spremembe Politike varstva osebnih podatkov o čemer bo upravljavec posameznike seznanil z objavo na spletni strani https://sovamedia.si/o-nas/, 30 dni pred pričetkom njene veljavnosti.

V primeru vprašanj o Politiki varstva osebnih podatkov se posameznik lahko obrne na upravljavca preko elektronske pošte, na naslov dpo@sovamedia.si .

N. Veljavnost Politike zasebnosti

Ta Politika varstva osebnih podatkov začne veljati z dnem 01.01.2023.

Sova media d. o. o.

Matjaž Hoyer, direktor